Ein Blick hinter die Kulissen: So sieht ein Projekttag bei uns aus
Wie läuft ein gewöhnlicher Arbeitstag in einem Umsetzungsprojekt ab? Wir zeigen, wie wir uns abstimmen, planen und Ergebnisse prüfen.
Von außen sieht man meist nur das Ergebnis eines Projekts. Dahinter steht eine Arbeitsweise, die wir über viele Jahre entwickelt haben. In diesem Beitrag begleiten wir einen gewöhnlichen Projekttag in der Umsetzung – vom Morgen bis zum Feierabend.
Der Morgen: kurze Abstimmung
Jeder Tag beginnt mit einer Abstimmung von höchstens fünfzehn Minuten. Alle Beteiligten sagen kurz, woran sie arbeiten und wo sie Unterstützung brauchen. Größere Themen besprechen wir danach im kleinen Kreis.
Der Vormittag: konzentriert arbeiten
Den Vormittag halten wir möglichst frei von Terminen. In dieser Zeit entsteht der Großteil der eigentlichen Arbeit. Rückfragen sammeln wir und klären sie gebündelt. Dringende Anliegen erreichen uns trotzdem jederzeit über eine eigene Telefonnummer.
Der Nachmittag: prüfen und abstimmen
Am Nachmittag prüfen wir Zwischenergebnisse und stimmen uns mit unseren Kundinnen und Kunden ab. Dabei halten wir uns an einige Grundsätze:
- Jedes Ergebnis wird von einer zweiten Person durchgesehen.
- Entscheidungen halten wir schriftlich fest.
- Offene Punkte bekommen eine verantwortliche Person und ein Datum.
- Änderungen am Umfang besprechen wir, bevor wir sie umsetzen.
Verlässlichkeit entsteht nicht durch große Versprechen, sondern durch viele kleine Zusagen, die wir einhalten.
Wenige, einfache Werkzeuge
Wir setzen bewusst auf wenige Werkzeuge: einen gemeinsamen Projektplan, eine Ablage für Dokumente und eine Liste offener Punkte. Unsere Kundinnen und Kunden erhalten auf Wunsch Lesezugriff auf alle drei. So sind Informationen nicht über viele E-Mails verstreut, und neue Beteiligte finden sich schnell zurecht.
Der Abschluss: den Überblick behalten
Am Ende des Tages aktualisiert die Projektleitung den Projektplan. So sehen alle Beteiligten jederzeit, wo das Vorhaben steht. Einmal pro Woche erhalten unsere Kundinnen und Kunden eine kurze Zusammenfassung per E-Mail.
Was wir daraus gelernt haben
Feste Abläufe klingen zunächst unflexibel. In der Praxis schaffen sie Freiraum: Wer weiß, wann Abstimmungen stattfinden, kann den Rest des Tages konzentriert arbeiten. Und unsere Kundinnen und Kunden wissen, wann sie von uns hören.